En undersøkelse av departementsansattes bruk av ODIN
(den norske regjeringens web-tjeneste)
Ivar.Solheim@nr.no & Ingvar.Tjøstheim@nr.no
Norsk Regnesentral
Pb 114 Blindern
0314 Oslo
Sammendrag
Norsk Regnesentral (NR) evaluerte i 1997 Internett-tjenesten ODIN på oppdrag fra (daværende) Planleggings- og Samordningsdepartementet . ODIN er en felles elektronisk publikasjon for utgivelse av informasjon fra regjeringen, Statsministerens kontor (SMK) og departementene på Internett. ODIN er i nasjonal målestokk blant de aller mest besøkte web-tjenester med jevnlig ca 35 000 daglige brukere.
Evalueringen bestod av en rekke delundersøkelser av både publikum, profesjonelle eksterne brukere og brukere i forvaltningen. I denne artikkelen fokuseres på resultatene fra en delundersøkelse av ODIN-brukere i departementene inkl. informasjonsleverandørene, og sammenlikne disse med undersøkelsen blant utvalgte grupper av eksterne brukere. Artikkelen fokuserer ikke på selve ODIN-tjenesten eller på teknologi, men på brukeratferd, brukerholdninger og på organisatoriske aspekter.
Resultatene fra undersøkelsen av ODIN-bruken i departementene avdekker for det første at Internett-bruken i departementene er fullt på høyde med andre typer brukere, f .eks. såkalte profesjonelle eksterne ODIN-brukere som journalister, bibliotekarer, lærere etc. For det andre avdekkes det et klart potensiale innen departementene når det gjelder forbedringer i både intern og ekstern informasjonsflyt og organisasjonsutvikling, men viser også at det er en omfattende oppgave å realisere mulighetene på dette området. For det tredje reises spørsmål om sentralforvaltningens modenhet og vilje når det gjelder utnyttelse av Internett for økt toveiskommunikasjon og offentlighet mot publikum.
Problemstilling og bakgrunn
BAGRUNN
Departementer karakteriseres gjerne i organisasjonsteoretiske termer som typiske byråkratiske organisasjoner, og i litteraturen er det en utbredt oppfatning at denne typen organisasjoner er kjennetegnet ved å reagere langsomt på forandringer i omgivelser (Mintzberg 1979), og selv om enkeltpersoner raskt kan tilegne seg nye ideer, så endres arbeidsformer, rutiner og organisasjonsformer oftest meget langsomt. Årsakene til dette er flere, og har bl.a. sammenheng med at målstrukturen til f. eks. departementer i motsetning til private virksomheter er meget kompleks (Brunsson og Olsen 1990), og ved at departementer både er pålagt klart definerte forvaltningsoppgaver og er også redskap for gjennomføring av regjeringens politikk på sine fagområder. Internett-teknologien kan ses på som en endring i omgivelser som kan antas å ha betydning for departementene på ulike måter. En åpenbar konsekvens av Internett-bruk er at IT kan brukes til informasjonsutveksling både internt i departementene og overfor publikum og næringsliv. Departementene selv peker på at dette åpner for helt nye arbeidsformer og kommunikasjonsformer (Adminstrasjonsdepartementet 1995. Elektronisk post i statsforvaltningen. Utredning fra en arbeidsgruppe.) Hvordan departementene møter disse utfordringene forsøkes belyst i denne artikkelen. Dette blir belyst gjennom for det første å se hvordan saksbehandlere (førstekonsulenter og rådgivere) i departementene bruker en spesiell Internett-tjeneste, nemlig ODIN som er regjeringens web-tjeneste, og for det andre ved å intervjue ODINs informasjonsleverandører i departementene.
Brukerundersøkelsen som ble gjennomført i forbindelse med evalueringen av ODIN bestod av følgende fem delundersøkelser:
1. En publikumsundersøkelse rettet mot et representativt utvalg på nasjonalt plan.
2. En undersøkelse mot utvalgte grupper av eksterne brukere.
3. En spørreundersøkelse av interne brukere i departementene
4. En spørreundersøkelse på Internettet. (Webundersøkelsen)
5. Undersøkelse av informasjonsleverandører, dvs departementene
Denne artikkelen bygger i hovedsak på resultatene fra en av disse spørreundersøkelsen av interne brukere, men vi sammenlikner også resultatene fra de ulike undersøkelsene. Hele evalueringen er dokumentert i Solheim og Tjøstheim, 1997 hvor man også vil finne mer detaljerte anbefalinger når det gjelder ODINs organisering, teknologi, oppdateringsrutiner og informasjonspolitiske aspekter.
Mens evalueringen fokuserer på selve ODIN-tjenesten, vil vi i denne artikkelen bruke vårt datamateriale til å fokusere på departementene som Internett-brukere. Vi vil drøfte hvilken nytte departementene opplever å ha av ODIN, og drøfte våre funn i lys av teori om samspillet mellom IT og organisasjoner.
SENTRALE PROBLEMSTILLINGER
I artikkelen vil resultatene fra undersøkelsene gi bakgrunn for drøfting av tre sentrale probelmstillinger. For det første ser vi nærmere på spørsmålet om forvaltningsorganisasjones evne og vilje til å møte krav til endringer fra nye omgivelser, som Internett er et eksempel på. For det andre i hvilken grad og på hvilken måte ODIN og Internett kan være til nytte og bidra til ulike typer nytte/gevinster, hva disse konkret består i og om det er mulig å si noe om forutsetningene for å realisere dem. For det tredje spørsmålet om departementenes holdning og atferd når det gjelder forholdet til publikum, som også kan kalles departementenes "kunder".
Hvordan møter departementene kravene til endringer fra IT og Internett?
Utfra litteraturen om forholdet mellom statsforvaltning og modernisering (en aktuell sammenfatning gis i Olsen 1989) hadde vi grunn til å anta at ODIN-tjenesten trolig ville møte motstand dersom den kunne tenkes å utfordre etablerte arbeidsformer og kommunikasjonsformer i departementene. Vår undersøkelse tegner et bredt bilde av hvordan departementsansatte bruker ODIN, en tjeneste som også er de ansattes inngangsport til Internett. Hvordan de ansatte bruker og forholder seg til ODIN, kan også trolig gi interessant kunnskap om hvordan departementene møter de nye teknologiske utfordringene.
Nytte og gevinster av ODIN og Internett – metodestrategi og resultater
Spørsmålet om ulike typer gevinster av informasjonsteknologi er et hovedemne innen litteraturen om samspillet mellom IT og organisasjoner (Sørgaard et al 1997). Vår metodiske tilnærming i denne undersøkelsen har vært å gå mer spesifikt inn på sentrale informasjonsprosesser og får kartlagt våre respondenters atferd i forhold til disse. Gjennom bl.a å fokusere på hvordan og i hvilken grad departementsansatte bruker ODIN i forhold til andre informasjonskanaler, får vi tegnet et relativt detaljert bilde av den faktiske bruken. Men vi får i tillegg også kartlagt potensialet for endring i atferd, og får sannsynliggjort at ODIN og Internett i høy grad framstår som en alternativ informasjonskanal til andre tradisjonelle kanaler.
"Kundene" – glemmes de?
Evalueringen avdekker betydelig motvilje mot toveiskommunikasjon siden dette oppfattes som en kilde til merarbeid fordi man må svare på et økt antall henvendelse. ODIN oppfattes først og fremst som de departementsansatte verktøy som informasjonsinnhenting via Internett, og som en en-veis informasjonskanal mot forvaltning, publikum og næringsliv. Kanskje er dette den aller største utfordringen for departementene: å ta i bruk ODIN og Internett for å bedre mulighetene for toveiskommunikasjon og reell informasjonsutveksling mellom publikum og den sentrale statsforvaltningen. Men dette er ikke primært en teknologisk utfordring, men en mer fundamental utfordring rettet mot de sentrale roller som forvaltningen spiller i vårt samfunn.
Resultater fra undersøkelsen
Vi vil i denne presentasjonen først presentere funn vedr departementsansattes bruk og deres egne vurderinger av ODIN og Internett. Deretter vil vi også presentere resultatene fra intervjuer med informasjonsleverandører til ODIN i departementene. Det er departementene selv som er informasjonsleverandører til ODIN. Til slutt i dette kapitlet peker vi på funn som tyder på at ODIN kan utnyttes bedre i departementene.
DEPARTEMENTSANSATTES BRUK AV ODIN
Utvalget er 201 tilfeldig spurte Internett-brukere i departementene og Statsministerens kontor. Utvalget er gjort fra departementenes telefon- og epostadresselister, og blant gruppene førstekonsulent og rådgiver. Disse gruppene er valgt for å få fram synspunkter og erfaringer fra saksbehandlere. Se spørreskjema i Vedlegg 1.
Hensikten med dette kapittelet er å gi et svar på spørsmålet i hvilken grad ODIN benyttes internt i departementene, og hvordan ODIN brukes. Som sammenlikningsgrunnlag brukes en undersøkelse av 398 eksterne brukere (se forøvrig vedlegg 2).
Av de 201 som ble intervjuet svarte 87% at det brukte Internettet månedlig, ukentlig eller daglig, mens 99% (199) kjente til ODIN.
Tabell 1
Brukshyppighet
Hvor ofte benyttes ODIN?
|
Tallene viser entydig at ODIN brukes jevnlig og hyppig, hele 61% bruker ODIN daglig eller ukentlig. ODIN brukes ikke bare til sporadiske oppslag, men ser ut til å være en integrert del av den grunnleggende informasjonsinfrastrukturen i departementene. Den daglige bruken er mye høyere enn blant de eksterne brukerne, se tabell 1B i Vedlegg 2.
I de neste tabellene er det de som har brukt ODIN mer enn 1 gang som inngår i utvalget, dvs 179 personer.
Tabell 2
Hvilke typer av informasjoner brukes, og hvor
ofte?
| Hvor ofte bruker du
ODIN? |
Faktainformasjon | Pressemeldinger | Taler | Offentlige publikasjoner |
|
52.5% (94)
22.3% (40) 20.1% (36) 2.2% ( 4) 2.8% ( 5) |
32.4% (58)
27.9% (50) 34.1% (61) 4.5% ( 8) 1.1% ( 2) |
53.6% (96)
28.5% (51) 14.5% (26) 1.1% ( 2) 2.2% ( 4 |
40.8 % (73)
32.4% (58) 23.5% (42) 1.1% ( 2) 2.2% ( 4) |
Det er pressemeldinger som brukes mest, og taler minst. Det er ellers påfallende at den daglige bruken er så lav siden hele 22.1% av respondentene ovenfor sa at de brukte ODIN daglig. Det er trolig at dette skyldes at ODIN brukes på måter som ikke naturlig fanges opp av denne inndelingen. Utfra annen informasjon om bruksmønstre (bruksstatistikk og intervjuer) er det trolig at mange bruker ODINs nyhetsfunksjon ("Nytt fra ODIN") for å få oversikt over dagens nyheter fra regjeringen, både eget departement og andre. Fra et informasjonspolitisk perspektiv er det interessant å merke seg at taler er mindre etterspurt, selv om disse er sterkt profilert i ODIN. Sammenliknet med eksterne brukere er det både likheter og forskjeller i bruksmønstre. For det første er taler enda mindre etterspurt blant eksterne brukere, se Tabell 2B i Vedlegg 2. For det andre er fordelingen annerledes ved at eksterne brukere etterspør offentlige publikasjoner relativt oftere enn andre informasjonstyper. Respondentene ble også bedt om å sammenlikne ODIN med andre informasjonskilder og gi uttrykk for hva de foretrakk å bruke.
Tabell 3
ODIN sammenliknet med alternative informasjonskilder
| Hva foretrekker du å bruke: | ODIN | Ikke-ODIN eller
nevnte alternativer |
Ubesvart/vet ikke |
|
36.3% (65) 36.3% (65)
71.5% (128)
47.5% (85) |
51.4% (92) 48.6% (87)
22.3% (40)
41.9% (75) |
12.3% (22) 15.1% (27)
6.1% (11)
10.6% (19) |
Vi ser at ODIN foretrekkes i særlig høy
grad når det gjelder å skaffe seg oversikt over offentlige
publikasjoner. Når det gjelder pressemeldinger, vises en klar overvekt
for alternativer til ODIN, noe også de eksterne brukerne foretrakk.
Dette er interessant og noe overraskende fordi pressemeldingstjenesten
på ODIN er relativt godt utbygd, og burde være et godt alternativ
for de som ønsker rask og god oppdatering av pressemeldinger fra
departementene. Det er også interessant at hele 41.9% foretrekker
andre alternativer enn ODIN når det gjelder oppslag i offentlige
publikasjoner som er tilgjengelig på ODIN. Dette er noe overraskende
sammenliknet med de eksterne brukere hvor bare 27% foretrakk alternativer
til ODIN, se tabell 3B i Vedlegg 2. På den annen side er det grunn
til å anta at departementsansatte har bedre tilgang til papirversjonene.
De eksterne brukerne foretrekker også i enda
høyere grad ODIN (80%) når de ønsker å skaffe
seg oversikt over offentlige publikasjoner, selv om også 71.5% av
departements-ansatte her foretrakk ODIN.
Tabell 4
Søkefunksjonen i ODIN?
| Hvor ofte brukes søkefunksjon |
|
Søkefunksjonen brukes betydelig hyppigere blant departementsansatte enn blant eksterne brukere, noe som ikke er overraskende. Søkefunksjoner er trolig best utnyttet av personer med betydelig kunnskap om offentlig forvaltning og offentlige publikasjoner.(Kuttes ??)
Tallene i disse tabellen er en dokumentasjon på
at ODIN brukes internt. Vi vil karakterisere brukshyppigheten som middels
stor. Selv om ODIN hevder seg bra i konkurranse med andre typer informasjonskilder,
jfr. tabell 3 så er det likevel langt igjen til at ODIN har erstattet
de alternative informasjonskildene.
DEPARTEMENTSANSATTE EGEN VURDERING AV ODIN
Dette avsnittet omhandler informasjonsleverandørenes syn på ODIN. Disse er en egen undergruppe av de interne brukerne, og noen av disse kan ha blitt intervjuet i 'departementsundersøkelsen.'
I tabell 3 sammenliknes ODIN med andre informasjonskilder. Dette kan si noe om hvor ODIN oppleves å ha sin styrke. 71.5% av departementsansatte foretrakk ODIN når de skal å skaffe seg oversikt over offentlige publikasjoner, mens prosenttallet synker til 47.5 når det spørres om å gjøre oppslag. At mange departementsansatte foretrekker papirversjoner i stedet for ODIN kan skyldes flere forhold, men en mulighet kan være at de som hyppige brukere av offentlige publikasjoner foretrekker å bruke papirversjonen fordi papirversjoner egner seg best for mer systematisk lesing og bearbeiding. For departementsansatte er offentlige publikasjoner mer et daglig arbeidsverktøy og det er derfor naturlig at mange foretrekker papirversjonen. Nesten 50% bruker søkefunksjonen sjelden eller aldri. Manglende bruk kan skyldes flere forhold, men det at man søker i såkalte flate filer er trolig en viktig årsak. Ifølge tabell 11 mente 12% at det er viktigst å gjøre en forbedring av søkefunksjonen, men de som hadde et av de andre alternativene på førsteplass kan selvfølgelig også mene at søkefunksjonen bør forbedres.
Tabell 5
Navigering i ODIN
| Hvor enkelt var det å finne frem (navigere) i ODIN-tjenesten |
|
Det er et entydig funn at ODIN-tjenesten oppfattes som enkel å finne fram i. Hele 89.4% sier ODIN er meget enkel eller forholdsvis enkel å finne fram i, og det tilsvarende tallet for eksterne brukere er 92%.
Tabell 6
I hvilken grad har du opplevd at info. er mangelfullt
oppdatert?
|
Sammenliknet med de eksterne brukerne oppleves manglende oppdatering oppleves som et problem av flere av de interne brukerne. Det at 15% erfarer dette jevnlig er et signal om at det bør sees nærmere på dette, særlig på bakgrunn av at ODIN benyttes av mange som saksbehandlingsverktøy.
Tabell 7
I hvilken grad har du opplevd manglende aktualitet
som et problem?
|
Hele 33% sier de har opplevd manglende aktualitet som et problem, men bare ca 5% opplever dette som et permanent problem. Det er ikke grunnlag for videre konklusjoner om dette utfra de foreliggende data.
Tabell 8
Hvilken nytte har du av ODIN?
|
10.1% (18) 60.3% (108) 29.1% (52) ( 0) (179) |
Også her er tallene entydige, det er klart at brukerne har nytte av ODIN. En noe mindre andel enn hos de eksterne brukerne sier de har hatt stor nytte av ODIN, 27.7% mot 33.8% blant de eksterne brukerne, men det er neppe grunn til å legge vesentlig vekt på denne forskjellen.
Tabell 9
Har du henvist andre til ODIN?
|
16.2% (29) 57.0% (102) 0.6% (1) |
Spørsmålet om nytte er mer generelt enn dette spørsmålet, men det kan argumenteres for at de i betydelig grad handler om dette samme. For eksempel så kan man anta at den ansatte anbefaler ODIN fordi det vil være nyttig i en bestemt sammenheng. Tabellen viser at ODIN anbefales, men gjennomgående er de positive tallene noe lavere enn for de eksterne brukerne, se tabell 9B i Vedlegg 2.
Tabell 10
Endringer eller forbedringer - hva er viktigst?
|
37.4% (67) 11.7% (21) 26.8% (48) 11.7% (21) |
Her er det en klar forskjell sammenliknet med de eksterne brukerne. Mens de eksterne brukerne klart mente at det viktigste forbedringen vil være å få lagt ut flere typer offentlig informasjon, mener de departementssansatte at det viktigste er å innarbeide rutiner for hyppigere oppdatering. Det kan tolkes slik at departementsansatte er mer opptatt av kvaliteten på informasjonen på ODIN. Men også blant de interne brukerne er det en høy andel som ønsker at det blir lagt ut flere typer offentlig informasjon. De interne brukerne har i tillegg fått spørsmål om å vurdere ODIN som saksbehandlingsverktøy.
Tabell 11
Er ODIN nyttig for deg som saksbehandlingsverktøy?
|
15.6% (28) 54.7% (98) 17.3% (31) 1.7% ( 3) |
Det er markert færre (17% mot 28%) som svarer "stor nytte" på dette spørsmålet enn på det mer generelle nyttespørsmålet i tabell 9.. Det er ikke sikkert at det har vært så enkelt for respondentene å skille mellom disse to spørsmålene, og hva man legger i begrepet ‘saksbehandlingsverktøy’ kan også variere. Likevel er dette en indikasjon på at ODIN oppfattes å ha særlig nytte til formål som de selv ikke definerer som saksbehandling.
INFORMASJONSLEVERANDØRENES SYN PÅ ODIN
Det ble gjennomført intervjuer med ODIN-ansvarlige i følgende tre departementer, Kirke, -utdannings-, og forskningsdepartementet, Utenriksdepartemenet og Planleggings- og samordningsdepartementet. I tillegg er det sendt ut spørreskjema til de øvrige departementer, og det kommet svar fra Miljøverndepartementet, Nærings- og handelsdepartementet, Kommunal- og Arbeidsdepartementet, Olje- og Energidepartementet, Barne og familiedepartementet, Landbruksdepartementet og Forsvarsdepartementet. Dette innebærer at undersøkelsen baserer seg på erfaringer og synspunkter fra 10 av 17 departementer. I tillegg er det gjennomført intervjuer med personer som har jobbet med ODIN i to underliggende etater til PSD, Statskonsult og Statens Informasjonstjeneste.
Sammenfatning av resultatene fra intervjuene
Departementene gir generelt uttrykk for en klart positiv holdning til ODIN. De som er mest aktive som informasjonsleverandører er også de som er aller mest positive til ODIN. Departementene gir uttrykk for at ODIN er verdifull som en supplerende informasjons-kanal. For øvrig er det betydelige forskjeller mellom departementene når det gjelder utnyttelse av ODIN. Mens enkelte departementer nesten ikke har lagt ut noe fagstoff, har andre departementer lagt ut betydelige mengder. Informasjonsleverandørene var generelt ser fornøyd med ODINs innholdsmessige profil. Det kommet ikke fram konkrete forslag om å endre denne i vesentlig grad, men det var ønsker om enkelte justeringer. Flere har påpekt at politiske taler, som f. eks. statsrådens 1.mai-taler ikke hører hjemme på ODIN, likevel finnes de fortsatt. I dag tilbyr ikke ODIN noen reell mulighet for toveis-kommunikasjon, og respondentene støttet dette. Hovedårsaken til deres skepsis til en endring på dette området var frykt for at økt toveiskommunikasjon vil gi saksbehandlere og informasjonsmedarbeidere en betydelig merbelastning med å svare på henvendelser fra publikum. Flere informasjonsleverandørene ønsket flere typer offentlig informasjon på ODIN. Enkelte departementer, bl.a UD, har lagt ut mye og ulike typer informasjon selv om noe av dette ligger utenfor gjeldende normer for hva som bør legges ut på ODIN.
ODIN - EN UUTNYTTET TJENESTE?
De undersøkelsene som ble gjennomført i ODIN-evalueringen gir et bilde av hvordan ODIN brukes. I det foregående avsnitt er det dokumentert en del av de synspunkter som de interne brukerne har på tjenesten. Undersøkelsen av departementssansatte bekrefter mange av funnene i undersøkelsen av de eksterne brukerne, men viser også at de interne brukerne skiller seg ut på noen områder. Den generelle holdningen til ODIN synes å være positiv, og man gir uttrykk for å ha god nytte av ODIN.
Forbedringsmuligheter
De interne brukerne er noe hyppigere brukere enn de eksterne brukere, men de har omtrent like stor nytte. Også de interne brukerne foretrekker ODIN framfor andre informasjons-kilder når det gjelder å skaffe seg oversikt over offentlige publikasjoner. Her avdekkes trolig et betydelig effektiviseringspotensiale når det gjelder informasjonsflyt i departementene. De interne brukerne prioriterer annerledes når det gjelder forbedringer: mens de eksterne brukerne legger størst vekt på å få lagt ut flere typer offentlig informasjon på nettet, legger de interne brukerne hovedvekten på å få bedre rutiner for oppdatering av informasjon.
Informasjonsleverandørene
Enkelte departementer gav uttrykk for at den nåværende innholdsmessige profilen på ODIN er for snever. Flere departementer arbeider med å utvikle egne Internett-hjemmesider hvor de kan legge ut mer informasjon, etter deres egen prioritering og vurdering. Allerede i dag ligger det informasjon på ODIN som strengt tatt ikke ligger innenfor gjeldende norm.
Enkelte departementer ble spurt om de ser at ODIN har potensiale som et virkemiddel for mer effektiv intern informasjonsflyt, men dette er tydeligvis ikke noe prioritert felt sett fra informasjonsleverandørenes side. ODIN har en klar ekstern profil, og det er denne informasjonsleverandørene ønsker å forbedre og videreutvikle. Informasjonsleverandørene etterlater et inntrykk av at tanken om å bruke Internett som et verktøy i saksbehandling ennå ikke er moden for realisering, men her kan det også være at et annet utvalg av informanter f. eks. fra ledelse eller fagavdelinger, ville gitt et noe annet bilde av dette.
Det kommer klart fram både av underlagsdokumenter
og intervjuer med informasjons-leverandører at toveiskommunikasjon
på ODIN oppfattes som et problematisk område. Enkelte informasjonsleverandører
gir klart uttrykk for at de ikke ønsker f. eks. at elektronisk postjournaler
fra departementene skal legges inn på ODIN, selv om dette i prinsippet
er offentlig informasjon. Argumentet mot dette er at man frykter at forvaltningen
vil kunne få så mange ulike henvendelser at det vil gi uholdbare
arbeidsforhold for departementet.
Potensiale for effektiviseringsgevinster internt i forvaltningen
Evalueringen viser entydig at ikke bare eksterne brukere, men også interne brukere svært ofte foretrekker ODIN framfor andre informasjonskanaler. Dette gjelder både faktainformasjon, offentlige publikasjoner, og til en viss grad pressemeldinger. I og med at samtlige departementer er i ferd med å få Internett-tilgang vil det naturlige neste skritt være å se på mulighetene for å redusere papirflyt av informasjon som ligger tilgjengelig på ODIN. Aktuelle kandidater bør utfra evalueringen være slike dokumenter som telefonkataloger, departementsoversikter/endringer og pressemeldinger. Også annen informasjons kan være relevant.
Innen både private og offentlige virksomheter er det betydelig satsing på såkalte Intranett, det vil si utnyttelse av Internett-teknologi for effektivisering av interne rutiner, bedre intern informasjonsutveksling og for organisasjonsutvikling. Evalueringen av ODIN avdekker at departementene er kommet relativt i kort i dette arbeidet.
Fortolkning av resultatene
Våre funn fra ODIN-evalueringen reiser – i tillegg til å gi mye input til selve ODIN-tjenestens organisering og teknologi - flere interessante diskusjoner om forholdet mellom informasjonsteknologi og organisasjoner, og spesielt offentlige forvaltningsorganisasjoner. Vi skal i det følgende ta opp tre aspekter. For det første ser vi nærmere på spørsmålet om forvaltningsorganisasjones evne og vilje til å møte krav til endringer fra nye omgivelser, som Internett er et eksempel på. For det andre i hvilken grad og på hvilken måte ODIN og Internett kan være til nytte og bidra til ulike typer gevinster, hva disse konkret består i og om det er mulig å si noe om forutsetningene for å realisere dem. For det tredje spørsmålet om departementenes holdning og atferd når det gjelder forholdet til publikum, som også kan kalles departementenes "kunder".
HVORDAN MØTER DEPARTEMENTENE KRAVENE TIL ENDRINGER?
Vi har tidligere pekt på at et gjennomgående tema i litteraturen om den type organisasjoner vi retter søkelys mot her, er organisasjonenes motstand mot endringer og begrenset evne eller vilje til å møte endringer i omgivelser på en offensiv måte. (Mintzberg 1977) Våre funn fra ODIN-evalueringen gir her et mer nyansert bilde. For det første viser evalueringen at Internett-bruken i departementene ikke er mindre utbredt enn i andre grupper. Dette er ikke overraskende, vi vet fra andre kilder at forvaltningen i Norge på hele 90-tallet har hatt en relativt høy PC-dekning, både sammenliknet med norsk privat sektor, og ikke minst sammenliknet med forvaltningen i andre land. (Sørgaard et al 1996, Statskonsult 1990, 1993, 1996) For det andre er det interessant at ODIN i løpet av kort tid og uten at det har vært en del av sentralforvaltningens langsiktige IT-planer, har blitt et sentralt verktøy og kommunikasjonsmiddel for departementene. ODIN brukes jevnlig og hyppig, hele 61% bruker ODIN daglig eller ukentlig. ODIN brukes ikke bare til sporadiske oppslag, og må slik sett sies å være en integrert del av den grunnleggende informasjonsinfrastrukturen i departementene. For det tredje viser vår undersøkelse at ODIN og Internett faktisk i stadig høyere grad blir brukt som erstatning for andre informasjonskilder, og også anses som et verdifullt verktøy i saksbehandlingen.
På den annen side avdekker våre undersøkelser også at Internett representerer en betydelig utfordring til departementene. Selv om ODIN (og Internett) brukes i betydelig grad av den enkelte departementsansatte, er den videre utnyttelsen av Internett kommet relativt sett kort (sammenliknet med mange andre private virksomheter og offentlige virksomheter) når det gjelder ekstern toveis kommunikasjon mot publikum og når det gjelder intern informasjonsutveksling og organisasjonsutvikling. Evalueringen avdekker betydelig motvilje mot toveiskommunikasjon siden dette oppfattes som en potensiell kilde til merarbeid fordi man må svare på et økt antall henvendelser. Videre avdekker evalueringen at svært få departementer ser ut til å utnytte Internett som virkemiddel for organisasjonsutvikling og mer effektiv intern informasjonsutveksling. Det er også påfallende at mulighetene til samarbeid og koordinering mellom departementer i liten grad utnyttes.
Internett og ODIN åpner for alternative og radikalt forskjellige arbeidsmåter og kanaler for informasjon. Disse mulighetene kan imidlertid bare fullt ut utnyttes i den grad man etablerer et reelt samarbeid og koordinering mellom departementene når det gjelder Internett og ODIN som informasjonskanal. Siden departementene som all annen offentlig forvaltning har linjeprinsippet som det overordnet retningslinje for styring, vil et samarbeid om bruk av Internett i praksis måtte skje gjennom frivillig samordning. Så lenge kostnadene ved et slik samarbeid er små, viser dette seg uproblematisk, men i den grad samarbeidet stiller større krav til ressurser og ulike typer transaksjonskostnader (Knudsen 1993) blir bildet straks et annet. Et godt eksempel på dette er departementenes motvilje mot utstrakt forbedring av mulighetene til toveiskommunikasjon. Dette finnes det også andre gode eksempler på blant andre offentlige IT-prosjekter, f.eks. Offentlig Service-prosjektene som å sies å ha strandet fordi det ikke var tilstrekkelig vilje i de sentrale statsetatene for å gå inn i et mer forpliktende tverretatlig samarbeid. (Statskonsult 1998).
I dag er ODIN en felles informasjonskanal for departementene
på Internett som stiller få krav til samordning fra departementene,
og relativt lite krav til ressurser fra departementene, mindre en ett dagsverk
pr uke. ODIN har vist seg vellykket, men står nå overfor utfordringer
når det gjelder å få synliggjort potensielle gevinster
av mer samhandling og samarbeid, og ikke bare fokusere på kostnader
for individuelle saksbehandlere. Skal departementene gå videre i
arbeidet med å utvikle Internett som informasjonskanal for seg selv,
vil det stilles betydelig større krav til blant annet å utvikle
felles søkeverktøy et minimum av standardisering av nøkkelbegreper
når det gjelder informasjon som skal presenteres via Internett.
NYTTE OG GEVINSTER AV ODIN OG INTERNETT – METODESTRATEGI OG RESULTATER
Spørsmålet om ulike typer gevinster av informasjonsteknologi er et hovedemne innen litteraturen om samspillet mellom IT og organisasjoner. (Sørgaard et al 1996) En hovedretning i litteraturen går i dag i retning av å advare mot forenklede oppfatninger om at investeringer i IT mer eller mindre automatisk fører til kostnadsreduksjoner eller andre klare effektiviseringsgevinster. (Se f.eks. litteraturgjennomgangen til MIT-forskerne Brynjolfsson og Yang, 1996). En studie av IT-bruk i forvaltningsorganisasjoner i Storbritannia og Australia konkluderer med at fokus på gevinster i form av kostnadsreduksjoner er et strategis feilspor, og at det er mye viktigere å gå nærmere inn i de aktuelle arbeidsprosesser og kommunikasjonsprosesser for å undersøke om IT har bidratt til endrede arbeidsmåter og rutiner i viktige arbeidsprosesser. (Henman, 1996). Det mest interessante viser seg å være at IT-bruk åpner for nye perspektiver på arbeidsmåter og rutiner. Som det er sagt om teknologi "Each artefact introduced into the universe og people and things alters the behaviour of both." (Petroski, 1993). Det er også en utbredt oppfatning innen forskningsfeltet at på grunn av de spesielle utfordringer man står overfor mht kompleksitet, viser de vanligst benyttede metoder (enklere statistiske teknikker) seg ofte utilstrekkelige: "The first priority is to improve the data and the measurement teqhniques. Government statistics, especially in service and information work, have not kept up with the growing importance and complexity of these sectors." (Brynjolfsson og Yang, 1996)
Vår tilnærming i denne undersøkelsen har ikke vært å forsøke å få fram kvantifiserbare økonomiske størrelser om forholdet mellom IT og produktivitet som følge av bruk av ODIN, men i stedet gå mer spesifikt inn på sentrale informasjonsprosesser og får kartlagt våre respondenters atferd i forhold til disse. Gjennom å fokusere på hvordan og i hvilken grad departementsansatte bruker ODIN i forhold til andre informasjonskanaler, får vi tegnet et relativt detaljert bilde av den faktiske bruken. Men vi får i tillegg også kartlagt potensiale for endring i atferd, og får sannsynliggjort at ODIN og Internett i høy grad framstår som en alternativ informasjonskanal til andre tradisjonelle kanaler. Vi mener også å ha påvist et klart gevinstpotensiale for forvaltningen på spesifikke områder, for eksempel ved å bruke ODIN til distribusjon av pressemeldinger i stedet for dagens praksis som er spredning av papirkopier ved hjelp av vanlig post. ODIN som distribusjonskanal av en rekke typer "fellesinformasjon" vil for det første kunne gi tidsgevinster (f.eks for pressemeldinger vil dette ha stor betydning), og for det andre kunne gi betydelige innsparinger når det gjelder papir og distribusjon. Våre funn gir ikke noe grunnlag for kvantifisering av kostnader, men gir klare indikasjoner på hvilke områder som peker seg ut som særlig interessante, siden vi også kan vise til hvilke kanaler som ansatte gjerne vil erstatte med ODIN. I vår evalueringsrapport (Solheim og Tjøstheim, 1997) har vi anbefalt at departementene som et ledd i oppfølgingen av evalueringen lager en plan for realiseringen av ulike typer gevinster på aktuelle områder. Det er også viktig å understreke at vi har avdekket potensiale for gevinster, mens selve realiseringen av disse ikke er drøftet og som vi heller ikke har data om. Men vår undersøkelser indikerer at realisering av gevinstene først og fremst forutsetter tverrorganisatoriske tiltak, det vil si tiltak på tvers av departementene. I denne henseende representerer samarbeidet om ODIN en lovende start som det bør kunne bygges videre på.
"KUNDENE" – GLEMMES DE?
De ovennevnte forskerne ved MIT (Brynjolfsson et al) gjennomførte for noen år tilbake en studie av informasjonsteknologiens betydning for et utvalg av 285 private virksomheter i USA. På spørsmål om hva lederne i disse virksomheter forventer som den viktigste nyttefaktor av sine IT-investeringer, svarer de fleste "forbedret kundeservice". (Brynjolfsson 1994) Lavere kostnader er for øvrig nest viktigst. Selv om det er stor forskjeller i mål og forutsetninger mellom private virksomheter og departementer, så er det interessant at departementene i vår undersøkelse viser en så klar motstand mot økt toveiskommunikasjon gjennom økt bruk av epost mot publikum, noe som nettopp ville innebære mer kontakt med publikum og dermed (potensielt) bedre kunder. I dag tilbyr ikke ODIN noen reell mulighet for toveiskommunikasjon. Dette blir også påpekt som en utfordring i strategidokumentet "Status og utfordringer for ODIN" (AAD 1996) Det er helt på det rene at på dette felt er ikke ODINs teknologi eller organisering noe hinder for forbedringer, det er departementenes egne holdninger og praksis som må endres for å endre dette bildet.
Selv om det åpenbart er ulike utfordringer på dette området, bl.a når det gjelder hvordan håndtere sterke økninger i antall henvendelser, så er det vanskelig å finne saklig grunnlag for at bare enkelte departementer har oppgitt en felles epost-adresse i ODIN (for øvrig en for mange uforståelig X.400-adresse), og at ODIN ikke noe sted gir en oppfordring om å bruke Internett til å komme i kontakt med forvaltningen.
Evalueringen avdekker betydelig motvilje mot toveiskommunikasjon siden dette oppfattes som en kilde til merarbeid fordi man må svare på et økt antall henvendelse. ODIN oppfattes først og fremst som de departementsansatte verktøy som informasjonsinnhenting via Internett, og som en en-veis informasjonskanal mot forvaltning, publikum og næringsliv. Kanskje er dette den aller største utfordringen for departementene: å ta i bruk ODIN og Internett for å bedre mulighetene for toveiskommunikasjon og reell informasjonsutveksling mellom publikum og den sentrale statsforvaltningen. Men dette er ikke en teknologisk utfordring, men en mer fundamental utfordring rettet mot de etablerte roller som den sentrale statsforvaltningen spiller i vårt samfunn.
Konklusjon
Resultatene fra undersøkelsen av ODIN-bruken
i departementene avdekker for det første at Internett-bruken i departementene
er fullt på høyde med andre typer brukere, f . eks. såkalte
profesjonelle ODIN-brukere som journalister, bibliotekarer.lærere,
informasjonsmedarbeidere etc. For det andre avdekkes det et klart potensiale
innen departementene når det gjelder forbedringer i både intern
og ekstern informasjonsflyt og organisasjonsutvikling, men viser også
at det er en omfattende oppgave å realisere mulighetene på
dette området. For det tredje reises spørsmål om sentralforvaltningens
modenhet og vilje når det gjelder utnyttelse av Internett for økt
toveiskommunikasjon og offentlighet mot publikum.
Referanser
(Adminstrasjonsdepartementet (1995). Elektronisk post i statsforvaltningen. Utredning fra en arbeidsgruppe.)
(Adminstrasjonsdepartementet (1996) Status og utfordringer for ODIN. Utarbeidet for ODINs redaksjonsråd.
Aldrin, Magne (1997) "Combining information from different survey samples – a case study with data collected by world wide web and telephone. " STAT/12/97 (NR-notat)
Brynjolfsson, Erik og Yang, Shinkyu (1996) "Information Technology and Productivity. A Review of the Literature." Advances in Computers Academic Press, Vol. 43, p. 179-214.
Brynjolfsson, Erik (1994) Technology`s True Payoff – An MIT Survey finds that business tends to overlook intangibles when evaluating information tecnology" InformationWeek Oct 10
Brunsson, Nils og Olsen, Johan P. "Kan organisationsformer väljas?" i Makten att rerformera. Carlsons Bokförlag 1990.
Henman, Paul (1996) "Does computerisation save government money?" Information, Infrastructure and Policy 5, p 235-251. IOS Press.
Knudsen, Harald 1993 "Samarbeid på tvers av organisasjonsgrenser" i Repstad, Pål (red) Dugnadsånd og forsvarsverker. Tverretatlig samarbeid i teori og praksis. TANO Forlag.
Mintzberg, H. 1979 The Structuring of Organizations. Englewood Cliffs, N.J. Prentice-Hall.
Olsen, Johan P 1989 "Administrative Reform and Theories of Organization" i Campbell, C. og Peters, B. G., (red.) Organizing Governance. Governing Organizations: 233-254. Pittsburgh: University of Pittsburg Press.
Petroski, H. (1993) The Evolution of Useful things. Pavilion, London.
Solheim, Ivar og Tjøstheim, Ingvar Evaluering og brukerundersøkelse av ODIN (offentlig dokumentasjon og informasjon i Norge) NR-Rapport nr 919, 1997. Også tilgjengelig på http://www.odin.dep.no)
Statskonsult (1998) Offentlig servicekontor-rapport 1998:1 Erfaringer fra forsøksprosjektene og veien videre.
Statskonsult (1990) Rapport 1990:3 Edb i staten. Utstyr, bruk, kostnader og planer
Statskonsult (1992) Rapport 1992:5 Edb i staten 1991.
Statskonsult (1996) Rapport 1996:16 IT i staten. Bruken av informasjonsteknologi i statsforvaltningen.
Statskonsult (1996) Rapport 1996:18 IT i departementer 1996. En sammenhengende undersøkelse (benchmark) av kostnader og nytte ved IT-bruk i fire departementer.
Sørgaard, Pål, Solheim, Ivar, Kluge, Anders, Hellman, Riitta IT i offentlig sektor. Ny hverdag med ny teknologi. Universitetsforlaget, 1997.
Tjøstheim, Ingvar, Solheim, Ivar og Aldrin,
Magne "Web-based Surveys in Marketing Research – lessons from a Norwegian
Case. The problems of biases in a web-based survey". Manuskript, mai 1998.
Tjøstheim, Ingvar, Solheim, Ivar og Eide,
Jan-Olav. Bruk av web-spørreskjema som analyseverktøy. Erfaringer
fra et evalueringsprosjekt". NIK`97 .Norsk Informatikkkonferanse 1997.
VEDLEGG
VEDLEGG 1: SPØRRESKJEMAET TIL BRUKERE AV ODIN I DEPARTEMENTENE (TELEFONINTERVJU 200 FØRSTEKONSULENTER/RÅDGIVERE I ALLE DEP.)
1) I hvilken grad bruker du Internett? (Internett med websider, ikke bare epost)
aldri
jeg har brukt det noen få ganger
jeg bruker Internett ca en gang per måned
jeg bruker Internett ukentlig
jeg bruker Internett daglig
Regjeringen og departementene har lagt ut offentlig informasjon på Internett. Denne informasjonstjenesten kalles ODIN. (‘Offentlig Dokumentasjon og Informasjon i Norge’) På ODIN finnes det faktainformasjon slik som navn, adresser, telefonnummer, stillingsbetegnelse o.l, pressemeldinger og ‘Offisielt fra Statsråd’, taler fra statsminister, statsråder eller statssekretærer, offentlige publikasjoner og dokumenter slik NOU’er, St. medlinger o.l
2) Kjenner du til ODIN?
ja
nei
usikker/vet ikke
(Avslutt for de som svarte aldri på sp.1 og nei/vet ikke på sp.2)
3) Har du benyttet ODIN - og i tilfelle hvor ofte?
nei
usikker / vet ikke
ja, en gang
ja, jeg bruker den ca en gang per måned
ja, jeg bruker den ca en gang per uke
ja, jeg bruker den daglig
ja, jeg bruker den i perioder
(Avslutt for de som svarte nei eller usikker på sp.3)
Informasjonen på ODIN kan grupperes på ulike måter. Som nevnt kan man skille mellom
- faktainformasjon slik som navn, adresser, telefonnummer, stillingsbetegnelse o.l
- pressemeldinger og ‘Offisielt fra Statsråd’
- taler fra statsminister, statsråder eller statssekretærer
- offentlige publikasjoner og dokumenter slik NOU’er, St. meldinger o.l
4) For hver av disse fire gruppene, hvor ofte bruker du ODIN? (benytter du deg av)
a) Bruker du den praktiske informasjonen
sjeldent
i perioder
ukentlig
daglig
b) Bruker du pressemeldinger og Offisielt fra Statsråd
sjeldent
i perioder
ukentlig
daglig
c) Bruker du taler fra statsminister, statsråder eller statssekretærer
sjeldent
i perioder
ukentlig
daglig
d) Bruker du publikasjoner
sjeldent
i perioder
ukentlig
daglig
5) Hvor ofte bruker du søkefunksjone i ODIN?
aldri
sjeldent
i perioder
ukentlig
daglig
6) Kan du rangere disse gruppe ut i fra hvor nyttige de er for deg
(Publikasjoner, taler, pressemeldinger, praktisk informasjon)
1.
2.
3.
4.
7) Det finnes flere måter å fremskaffe opplysninger og annen informasjon fra departementene og regjeringen. Det neste spørsmålet dreier seg om hva du foretrekker å bruke.
a) Først faktainformasjon - hvilket av de følgende 3 utsagnene passer best
Jeg foretrekker trykte telefonkataloger fremfor ODIN
Jeg foretrekker Odin fremfor andre trykte kataloger
Ubesvart/ vet ikke
b) pressemeldinger - hvilket av de følgende 3 utsagnene passer best
Jeg foretrekker ODIN fremfor andre informasjonskanaler slik som aviser, NTB o.l.
Jeg foretrekker andre informasjonskanaler slik som aviser; NTB fremfor ODIN
Ubesvart / vet ikke
c) offentlige publikasjoner og dokumenter - vennligst svar ja, nei eller vet ikke for hvert av disse
utsagnene.
Jeg foretrekker å bruke ODIN når jeg skal skaffe meg oversikt over publikasjoner fra
departementene
- ja / nei / vet ikke -
Jeg foretrekker å gjøre oppslag i departementenes publikasjoner på ODIN fremfor å bruke
papirutgavene.
- ja / nei / vet ikke -
8) I hvilken grad synes du at det var enkelt å finne frem i ODIN, med andre ord hvor enkelt var det å navigere i ODIN-tjenesten.
Det var meget enkelt
Det var forholdsvis enkelt
Det var litt vanskelig
Det var meget vanskelig
9) I hvilken grad har du erfart at informasjonen på ODIN er mangelfullt oppdatert?
Jeg har ikke erfart dette
Jeg har erfart dette noen få ganger
Jeg erfarer dette jevnlig
10) I hvilken grad har du opplevd manglende aktualitet med hensyn til informasjonen på ODIN?
Jeg har ikke opplevd dette som er problem
Jeg har opplevd dette som et problem noen få ganger
Jeg opplever dette som et permanent problem
11) Hvor stor nytte hadde du av ODIN? Hvilket av disse fire utsagnene passer best?
Jeg hadde ingen konkret nytte av informasjon på ODIN.
Jeg hadde liten konkret nytte av informasjonen på ODIN.
Jeg hadde noe nytte av informasjonen på ODIN.
Jeg har hatt stor nytte av informasjonen ODIN.
12) Har du noen gang henvist andre til ODIN?
Jeg har aldri anbefalt noen å bruke ODIN
Jeg har en gang anbefalt noen å bruke ODIN
Jeg har flere ganger anbefalt noen å bruke ODIN
13) Hvis det skulle vært foretatt endringer eller forbedringer i forbindelse med ODIN - hvor mener du at det er viktigst å gjøre dette? (Velg kun en av disse tre)
Det er viktigst at det ODIN gjøres lettere å finne frem i
Det er viktigst at det innarbeides rutiner for hyppigere oppdatering
Det er viktigst at det lages bedre måter å søke informasjon på, dvs at man forbedrer søkefunksjon
Tilslutt
14) Er det noe du savner på ODIN? Vennligst bruk stikkord
(Åpent spørsmål)
VEDLEGG 2 RESULTATER FRA UNDERSØKELSE AV EKSTERNE BRUKERE (UTVALGTE GRUPPER)
De gruppene som er valgt ut (ca 50 av hver gruppe) og spurt på telefon var:
- bibliotekarer
- vitenskapelig ansatte ved universitet og høyskoler.
- ansatte i lokale (kommunale) opplysningstjenester
- journalister
- informasjonsansvarlige og personalsjefer i private bedrifter med mer enn 100 ansatte (ca 100 i denne gruppen)
- lærere i videregående skoler
- saksbehandlere (førstekonsulent og rådgiver) ved Statens Utdanningskontorer
Tilsammen ble 398 intervjuet, og kriteriene
for utvalg av grupper har for det første vært at gruppene
anses blant de potensielt mest frekvente brukerne av ODIN; for det andre
har det vært et kriterium at gruppen har Internett-tilgang. Alle
de spurte har hatt Internett-tilgang og adgang til bruk av ODIN.
Tabell 1B - Bruk av Internettet
| Hvor ofte benyttes ODIN? |
|
Tabell 2B – Hvilke typer av informasjon brukes, og hvor ofte?
(blant de som har brukt ODIN mer enn
1 gang)
| Hvor ofte bruker du; | Faktainformasjon | Pressemeldinger o.l. | Taler | Offentlige publikasjoner |
|
30.2% (75) 12.5% (31) 4.0% (10) 2.4% ( 6) (248) |
31.9% (79) 14.9% (37) 3.2% ( 8) 0.8% ( 2) |
19.0% (47) 3.2% ( 8) 1.6% ( 4) 6.4% (16) |
47.2% (117) 21.8% (54) 3.6% ( 9) 1.2% ( 3) |
Tabell 3B – ODIN sammenliknet med alternative
informasjonskilder
| Hva foretrekkes; |
|
|
|
| Faktainformasjon
-
foretrekker du ODIN framfor trykte telefonkataloger? Pressemeldinger o.l -
Hva foretrekker du når du skal skaffe deg oversikt over offentlige publikasjoner? Hva foretrekker du når du skal gjøre oppslag i offentlige publikasjoner |
55.6% (138) 37.5% ( 93)
85.5% (212)
72.6% (180)
|
37.1% ( 92) 48.8% ( 121)
11.3% (28)
21.0% (52) |
7.3% (18) 13.7% (34)
3.2% ( 8)
6.5% (16) |
Tabell 4B - Søkefunksjonen og
navigering i ODIN
| - Bruk av søkefunksjon |
|
| - Hvor enkelt var det å finne frem (navigere) i ODIN-tjenesten |
|
Tabell 6B - i hvilken grad de har erfart
at informasjonen på ODIN har vært mangelfullt oppdatert.
| Ikke erfart dette 52.8%
(131)
Har erfart dette noen få ganger 32.7% (81) Erfarer dette jevnlig 8.5% (21) Ubesvart / vet ikke 6.0% (15) (248) |
Tabell 7B – i hvilken grad de har opplevde
manglende aktualitet ved informasjonen på ODIN som et problem
| Ikke opplevd som et problem
55.2% (137)
Har opplevd dette som et problem noen få ganger 32.7% (81) Opplever dette som er permanent problem 2.8% ( 7) Ubesvart / vet ikke 9.3% (23) (248) |
Tabell 8B - Var ODIN nyttig for deg?
|
4.0% (10) 58.4% (145) 35.1% (87) (248) |
Tabell 9B - Har du henvist andre til
ODIN?
|
9.3% (23) 66.1% (164) 1.6% ( 4) (248) |
Tabell 10B - Endringer eller forbedringer
- hva er viktigst
|
25.0% (62) 17.3% (43) 32.7% (81) 13.3% (33) |
VEDLEGG 3: SPØRRESKJEMAET TIL ODIN-ANSVARLIGE I DEPARTEMENTENE
1. Navn: ___________________________________________________________________
Departement_________
Stilling:___________________________________________________________________
2. Har alle dep. ansatte tilgang til ODIN? Hvis nei, si noe om hvorfor.
3. I hvilken grad er ODIN integrert i departementets informasjonsplaner? Hva er kriterier for å få noe publisert på ODIN? Gi en kort redegjørelse.
4. Har departementet en person som er formelt ansvarlig for leveranser til ODIN? Beskriv kort hvordan arbeidet med ODIN er organisert.
5. Hvem tar vanligvis initiativ til å få lagt noe på ODIN? Informasjonsavd. eller fagavdelinger?
6. Hvor mye tid og arbeidskraft (per
uke, måned) brukes i dep på ODIN-relatert arbeid? (Anslagsvis)
7. Er det dep eller ODIN-red. som utfører HTML-kodingen? Beskriv praksis i dag.
8. Er dagens ODIN-organisering og arbeidsdeling mellom dep. og ODIN-redaksjonen tilfredsstillende? Hva kunne evt ønskes annerledes?
9. Mener du ODINs innholdsmessige profil med fokus på formidling av regjeringens sentrale dokumenter er tilfredsstillende og tilstrekkelig? Hvis ønske om en annen eller bredere profil, vennligst spesifiser.
10. Gi din vurdering av ODINs verdi som informasjonskanal for departementet.
11. Har dep. fått tilbakemelding fra ODIN-brukere om departementets informasjon på ODIN? Vennligst spesifiser.
12. Hva er viktigste områder for forbedring av ODIN, etter din oppfatning? Gjerne stikkord.
13. Annet
___________________
VEDLEGG 4: INTERVJUGUIDE - INFORMASJONSLEVERANDØRER
OG REDAKSJONSRÅD.
Navn, stilling, avd., departementet
Arbeidsoppgaver i dep.
Departementets policy og rutiner for ekstern informasjon. ODIN i forhold til andre kanaler.
Redegjør for IT-infrastruktur i dep. mhp på Internett og tilgang til ODIN? Har alle i dep
mulighet til å bruke ODIN?
Redegjør for praksis og rutiner i forbindelse med bruk av ODIN. Ta gjerne utgangspunkt i aktuelle dokumenter som er lagt ut på ODIN. Beskriv hele arbeidsgangen.
- litt historikk om departementets bruk av ODIN.
- formell organisering: hvem har formelt ansvar og hvordan er ODIN-kontakten organisert i
dep.?
- hvem tar vanligvis initiativ for å få lagt noe på ODIN? Informasjonsavd eller fagavd.?
Enkeltpersoner som er spesielt interesserte?
- hvor aktive er fagavd i forhold til ODIN? Er ODIN kjent?
- rutiner for kvalitetssikring av dep.materiale før oversending til ODIN-redaksjonen?
- hvem gjør HTML-kodingen? dep sjøl eller overlates dette til ODIN-redaksjonen?
- rutiner for oppdatering av departementets informasjon som ligger på ODIN?
-
Samarbeid med ODIN-redaksjonen
- beskriv kontakten
- vurdering. Er dagens arbeidsdeling mellom ODIN-red og dep. hensiktsmessig?
Vurdering av ODIN som informasjonskanal for departementet.
- effektiviseringspotensiale for departementets informasjonsflyt?
- informasjonspolitiske gevinster: bedre kommunikasjon med omverden? ODIN når ut til
grupper som ellers ikke ville fått kontakt med.
- fått tilbakemelding fra eksterne brukere på departementets informasjon på ODIN?
Synspunkter på dep. bruk av ODIN. Hva er inntrykket? Hvor mye blir det brukt?
Er bruken økende? Kvalitetsvurdering
Egen bruk av ODIN.